معرفی دانشنامه ساپ PMISbok

۱. مقدمه: از نیاز به یک بدنه دانش تا دانشنامه ساپ

در شماره پیشین «یادداشت‌های ساپ»، شماره ۶، پرسشی آگاهانه و چالش‌برانگیز مطرح کردم:

هر رشته حرفه‌ای دارای یک بدنه دانش است. چرا ساپ باید متفاوت باشد؟

بسیاری از حرفه‌های تثبیت‌شده، دانش مشترک خود را از طریق بدنه‌های رسمی دانش یا چارچوب‌هایی با کارکرد مشابه، تدوین و سازمان‌دهی می‌کنند. پرسش درباره ساپ از مسئله‌ای پایدار سرچشمه می‌گیرد: اطلاعات پروژه در میان مرزهای متعدد حرفه‌ای و سازمانی ایجاد، تبدیل، مبادله، تفسیر و استفاده می‌شود. مدیریت پروژه، مدیریت داده و اطلاعات، معماری سیستم‌ها، تحلیل کسب‌وکار، کنترل پروژه، امنیت سایبری، مهندسی نرم‌افزار و حاکمیت فناوری، هریک بخشی از دانش ضروری این حوزه را فراهم می‌کنند.

بدنه‌های دانش موجود، بخش‌های مهمی از دانش مرتبط با این گستره را تدوین کرده‌اند. بااین‌حال، آن‌ها برای فراهم‌کردن یک بنیان واحد و متمرکز بر ساپ، با هدف یکپارچه‌سازی و حاکمیت محیط اطلاعات پروژه به‌عنوان یک کل، تدوین نشده‌اند. رشته‌های مجاور، دانش تخصصی موردنیاز را فراهم می‌کنند؛ دانشنامه ساپ بر یکپارچه‌سازی و به‌کارگیری این دانش در نقاطی تمرکز دارد که اطلاعات از مرزهای وظیفه‌ای، سازمانی، چرخه عمر، قراردادی و سیستمی عبور می‌کند.

پیامد این وضعیت صرفاً پراکندگی داده‌ها نیست. سازمان‌ها ممکن است با اصطلاحات ناسازگار، سیستم‌های گسسته، قابلیت ردیابی ضعیف، مالکیت نامشخص، پاسخ‌گویی پراکنده و اطلاعاتی مواجه شوند که در دسترس‌اند، اما برای تصمیم یا اقدامی که قرار بوده است از آن پشتیبانی کنند، مناسب نیستند.

با به‌کارگیری تحلیل پیشرفته، هوش مصنوعی و عامل‌های هوش مصنوعی در سازمان‌های پروژه‌محور، پیامدهای این چالش جدی‌تر می‌شود. این فناوری‌ها می‌توانند معنا را استنباط کنند، منشأ اطلاعات را ثبت کنند، قواعد اعتبارسنجی را به کار گیرند و تناسب اطلاعات را با معیارهای تعریف‌شده ارزیابی کنند. بااین‌حال، نمی‌توانند به‌طور مستقل اختیار سازمانی اعطا کنند، مالکیت پاسخ‌گو را تعیین کنند یا خارج از یک بستر تحت حاکمیت، نحوه استفاده قابل‌قبول از اطلاعات را مشخص سازند. در نبود یک محیط اطلاعاتی که به‌اندازه کافی تحت حاکمیت باشد، هوش مصنوعی ممکن است ضعف‌های موجود در اطلاعات را تشدید کند، نه اینکه آن‌ها را برطرف سازد.

در شماره پیشین استدلال شد که ساپ از محدوده یک رده نرم‌افزاری فراتر رفته و ویژگی‌های مهم یک حوزه حرفه‌ای نوظهور را نشان می‌دهد. اگر این نتیجه معتبر باشد، پرسش بعدی این نیست که آیا سازمان‌ها به ابزارهای بیشتری نیاز دارند یا خیر. پرسش این است که آیا دانش موردنیاز برای حاکمیت اطلاعات پروژه باید همچنان میان رشته‌ها، سازمان‌ها، رویه‌ها و محصولات نرم‌افزاری پراکنده باقی بماند؟

این شماره، ابتکاری را معرفی می‌کند که در پاسخ به این پرسش در حال توسعه است:

PMISbok یا دانشنامه سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (دانشنامه ساپ).

دانشنامه ساپ با هدف سازمان‌دهی دانش حرفه‌ای موردنیاز برای حاکمیت و مدیریت اطلاعات پروژه در چارچوب یک سامانه فنی‌ـ‌اجتماعی یکپارچه تدوین می‌شود. این دانشنامه، روش‌شناسی توسعه نرم‌افزار، مشخصات یک محصول یا جایگزینی برای بدنه‌های دانش موجود نیست.

در این شماره توضیح داده می‌شود که دانشنامه ساپ چیست، چه دانشی را سازمان‌دهی می‌کند، این دانش چگونه در قالب یک معماری چهارجلدی ساختار یافته است و بنیان پیشنهادی آن چه معنایی می‌تواند برای سازمان‌ها، متخصصان، رهبران پروژه و تولیدکنندگان نرم‌افزار داشته باشد.

۲. دانشنامه ساپ چیست؟

PMISbok مخفف عبارت «دانشنامه سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه» با مخفف فارسی «ساپ» است. این دانشنامه به‌عنوان یک بدنه دانش ساختاریافته و در حال تکامل برای حوزه ساپ تدوین می‌شود و دانش آن در قالب یک چارچوب حرفه‌ای یکپارچه سازمان‌دهی شده است.

دانشنامه ساپ از درکی گسترده‌تر از ساپ آغاز می‌کند. در این دانشنامه، ساپ به‌عنوان یک نرم‌افزار منفرد، سکوی فناوری، سامانه گزارش‌دهی یا مجموعه‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری تعریف نمی‌شود. ساپ، سامانه‌ای اجتماعی‌ـ‌فنی و تحت حاکمیت در نظر گرفته می‌شود که در محیط گسترده‌تر اطلاعات پروژه فعالیت می‌کند؛ محیطی که در آن اطلاعات پروژه و محصول ایجاد، به‌هم‌متصل، تبدیل، تفسیر، تبادل، کنترل و استفاده می‌شود.

بنابراین، موضوع اصلی فعالیت حرفه‌ای ساپ صرفاً فناوری نیست و به داده یا گزارش‌دهی نیز محدود نمی‌شود. موضوع اصلی، محیط اطلاعات پروژه تحت حاکمیت است؛ محیطی که سازوکارهای لازم را فراهم می‌کند تا اطلاعات از زمینه، معنا، کیفیت، مالکیت، قابلیت ردیابی، امنیت و ارزش لازم برای هماهنگی، کنترل، یادگیری، تصمیم‌گیری و اقدام برخوردار شود.

سامانه اجتماعی‌ـ‌فنی ساپ، پنج عنصر به‌هم‌پیوسته را دربرمی‌گیرد:

• افراد و نقش‌های حرفه‌ای؛
• فرایندها و رویه‌های تخصصی؛
• اطلاعات پروژه و محصول؛
• حاکمیت، مالکیت، حقوق تصمیم‌گیری و پاسخ‌گویی؛
• سامانه‌ها، فناوری‌ها و سازوکارهای یکپارچه‌سازی.

این عناصر به یکدیگر وابسته‌اند. یک سکوی برخوردار از قابلیت‌های فنی پیشرفته نمی‌تواند ابهام در پاسخ‌گویی، تعاریف ناسازگار، کنترل‌های ضعیف اطلاعاتی، فرایندهای پراکنده یا منابع گسسته را جبران کند. به همین ترتیب، حاکمیتی که به‌خوبی طراحی شده باشد، بدون شایستگی‌ها، فرایندها، معماری‌های اطلاعاتی، سازوکارهای یکپارچه‌سازی و فناوری‌های توانمندساز مناسب، پایدار نخواهد ماند.

ساپ، سامانه‌ای اجتماعی‌ـ‌فنی و تحت حاکمیت است که در محیط گسترده‌تر اطلاعات پروژه فعالیت می‌کند. دانشنامه ساپ، بدنه دانش ساختاریافته‌ای است که برای هدایت نحوه درک، حاکمیت، طراحی، استقرار، بهره‌برداری، ارزیابی و بهبود این سامانه تدوین می‌شود.

اطلاعات محصول در مواردی در دامنه دانشنامه ساپ قرار می‌گیرد که چرخه عمر محصول با کار پروژه‌محور تلاقی داشته باشد، پس از آن ادامه یابد یا زمینه تحویل آن را فراهم کند. بااین‌حال، دانشنامه ساپ مدعی پوشش کامل حوزه مدیریت محصول نیست.

دانشنامه ساپ در پی بازگویی رویه‌های مدیریت پروژه، طرح، پورتفولیو، محصول یا کنترل پروژه نیست. این رشته‌ها تعیین می‌کنند که کار چگونه حاکمیت، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و ارزیابی شود. دانشنامه ساپ به ساختارها، مسئولیت‌ها، کنترل‌ها، معماری‌ها، قابلیت ردیابی و قابلیت‌های سیستمی مرتبط با اطلاعات می‌پردازد که برای پشتیبانی منسجم از این رویه‌ها ضروری‌اند.

همچنین، دانشنامه ساپ در پی بازتولید کامل بدنه‌های دانش مدیریت داده، حاکمیت اطلاعات، مدیریت اسناد و سوابق، معماری سازمانی، امنیت سایبری یا سایر رشته‌های مرتبط نیست. این دانشنامه، مفاهیم مرتبط این حوزه‌ها را در مواردی متناسب با زمینه ساپ صورت‌بندی می‌کند که برای حاکمیت اطلاعات پروژه در میان مرزهای سازمانی و سیستمی ضروری باشند. وجه متمایز دانشنامه ساپ، یکپارچه‌سازی، به‌کارگیری و پاسخ‌گویی مرتبط با این مفاهیم در زمینه ساپ است.

یک موضوع زمانی در دامنه اصلی دانشنامه ساپ قرار می‌گیرد که مستقیماً به حاکمیت و مدیریت یکپارچه اطلاعات پروژه، با هدف پشتیبانی از تصمیم‌گیری مسئولانه و اقدام پاسخ‌گو در پروژه‌ها و سازمان‌های پروژه‌محور، مربوط باشد. دانش و روش‌های رشته‌های مجاور هنگامی وارد دانشنامه ساپ می‌شوند که برای تحقق این مأموریت متناسب‌سازی و یکپارچه شوند. بااین‌حال، دانشنامه ساپ جایگزین قلمروهای حرفه‌ای مدیریت داده، مدیریت اسناد و سوابق، معماری سازمانی، امنیت سایبری یا سایر رشته‌های تخصصی نمی‌شود.

این تمایز امکان تفکیک میان سه دسته زیر را فراهم می‌کند:

• مسئولیت‌های اصلی ساپ؛
• دانشی که از رشته‌های مجاور اقتباس و متناسب با زمینه ساپ صورت‌بندی شده است؛
• موضوعاتی که خارج از دامنه دانشنامه ساپ باقی می‌مانند.

بنابراین، دانشنامه ساپ ضمن بهره‌گیری از رشته‌های مجاور، به فضای متمایزی می‌پردازد که در آن اطلاعات پروژه باید در میان مرزهای مختلف یکپارچه و تحت حاکمیت قرار گیرد. اینکه آیا این یکپارچه‌سازی برای شکل‌گیری یک حوزه حرفه‌ای متمایز کافی است، همچنان گزاره‌ای است که باید از طریق شواهد، تجربه عملی و نقد حرفه‌ای آزموده شود.

۳. دانشنامه ساپ چه دانشی را سازمان‌دهی می‌کند؟

دانشنامه ساپ با هدف گردآوردن دانشی تدوین می‌شود که در حال حاضر میان رشته‌های حرفه‌ای، کارکردهای سازمانی، رویه‌های پروژه و محیط‌های فناوری پراکنده است. هدف آن صرفاً گردآوری این دانش نیست، بلکه سازمان‌دهی آن بر محور الزامات محیط اطلاعات پروژه تحت حاکمیت است.

زبان مشترک و اصول بنیادین

چارچوب پیشنهادی، اصطلاحات، مفاهیم، مرزها و روابط مشترکی را برای برقراری ارتباط میان سازمان‌ها، متخصصان، رهبران پروژه، معماران و تولیدکنندگان نرم‌افزار تعریف می‌کند. اصول بنیادین نیز با هدف هدایت قضاوت حرفه‌ای در شرایطی تدوین شده‌اند که مقیاس، رویکرد تحویل، زمینه مقرراتی، بلوغ سازمانی و فناوری متفاوت‌اند.

حاکمیت، پاسخ‌گویی و چرخه‌های عمر

حاکمیت پروژه تعیین می‌کند چه کسی اختیار تصمیم‌گیری دارد. حاکمیت ساپ تعیین می‌کند اطلاعات پشتیبان آن تصمیم چگونه تحت مالکیت و کنترل قرار گیرد، تضمین شود، قابلیت ردیابی داشته باشد، مبادله و نگهداشت شود و برای استفاده موردنظر مناسب باشد. بنابراین، حاکمیت ساپ در ساختارهای گسترده‌تر حاکمیت سازمانی، پورتفولیو، طرح، پروژه، محصول، قرارداد، داده و فناوری جای می‌گیرد.

مشروعیت و حدود اختیارات حاکمیت ساپ از این ساختارهای حاکمیتی سطح بالاتر ناشی می‌شود. بااین‌حال، حاکمیت ساپ در محدوده تفویض‌شده خود، از حقوق تصمیم‌گیری مشخصی درباره تعریف، مالکیت، کیفیت، اعتبارسنجی، دسترسی، قابلیت ردیابی، نگهداشت، ارائه و استفاده مجاز از اطلاعات پروژه برخوردار است.

دانشنامه ساپ به چگونگی طراحی مالکیت اطلاعات، متولی‌گری، مسئولیت نگهداشت، حقوق تصمیم‌گیری مرتبط با اطلاعات و پاسخ‌گویی می‌پردازد. این اصطلاحات با یکدیگر مرتبط‌اند، اما هم‌معنا و قابل‌جایگزینی نیستند. پاسخ‌گویی در قبال اطلاعات، جایگزین پاسخ‌گویی در قبال پیامد پروژه یا خود تصمیم نمی‌شود. یک بدنه دانش می‌تواند الگوها را تعریف کند، اما فقط سازمان می‌تواند اختیار و پاسخ‌گویی را به نقش‌ها، افراد یا نهادهای حاکمیتی مشخص واگذار کند.

جلد اول، دو مدل چرخه عمر ساپ را معرفی می‌کند:

• چرخه عمر ساپ پروژه؛
• چرخه عمر ساپ سازمانی.

این مدل‌ها با چرخه‌های عمر پروژه، محصول و اطلاعات مرتبط‌اند، اما معادل آن‌ها نیستند. ممکن است یک پروژه خاتمه یابد، درحالی‌که محصول آن، تعهدات اطلاعاتی، دانش سازمانی و بخش‌هایی از قابلیت ساپ همچنان تداوم داشته باشند. ازاین‌رو، دانشنامه ساپ بر مسئولیت‌ها، انتقال‌ها و کنترل‌های موردنیاز در نقاط تلاقی این چرخه‌های عمر تمرکز می‌کند.

حوزه‌های دانش، رویه‌های حرفه‌ای و قابلیت‌های توانمندساز

جلد اول، بنیان اصلی دانشنامه را در قالب ده اصل، منشور ساپ، حاکمیت و انطباق، دو چرخه عمر ساپ و نه حوزه دانش سازمان‌دهی می‌کند. جلد دوم، این بنیان را از طریق ۲۳ فرایند ساپ پروژه و ساپ سازمانی به مرحله استقرار می‌رساند. این فرایندها با متناسب‌سازی، روش‌ها، معماری، یکپارچه‌سازی، پیکربندی، امنیت، کیفیت و ترتیبات ارائه خدمات پشتیبانی می‌شوند.

در این زمینه، داده‌ها بازنمایی‌های ثبت‌شده‌ای از واقعیت‌ها، رویدادها، وضعیت‌ها یا تراکنش‌های پروژه و محصول‌اند. اطلاعات هنگامی شکل می‌گیرد که این داده‌ها در یک زمینه قرار گیرند، با یکدیگر مرتبط شوند، تفسیر شوند و برای هدفی مشخص قابل‌استفاده گردند. بنابراین، حاکمیت ساپ باید هم داده‌های زیربنایی و هم محصولات اطلاعاتی حاصل از آن‌ها را پوشش دهد.

دامنه دانشنامه همچنین فراداده و حاکمیت معنایی را دربرمی‌گیرد: واژه‌نامه‌های کسب‌وکار، فرهنگ‌های داده، مدل‌های اطلاعاتی، طبقه‌بندی‌ها، تعیین منابع معتبر، فراداده‌های منشأ، وضعیت اعتبارسنجی و تعاریف کنترل‌شده‌ای که معنا را در میان سامانه‌ها و مرزهای سازمانی حفظ می‌کنند.

قابلیت ردیابی، منبع، خط مبنا، تاریخ وضعیت، نسخه، فرضیات، تغییرات مجاز و تبدیل اطلاعات را تا مراحل تفسیر، راستی‌آزمایی، اعتبارسنجی، تصویب و استفاده دربرمی‌گیرد. همچنین باید امکان ردیابی تصمیم‌ها تا شواهد حاکم بر آن‌ها را فراهم کند.

تحلیل، هوش مصنوعی و قابلیت‌های پشتیبانی از تصمیم، قابلیت‌های توانمندساز در یک محیط تحت حاکمیت تلقی می‌شوند، نه جایگزین اختیار، مالکیت پاسخ‌گو، قضاوت حرفه‌ای یا تصمیم‌گیری درباره ریسک قابل‌قبول.

اطلاعات در تراز تصمیم‌گیری

یکی از پیامدهای موردنظر، اطلاعاتی است که برای تصمیم‌گیری مسئولانه و اقدام پاسخ‌گو مناسب باشد. در گزاره کنونی دانشنامه ساپ، «اطلاعات در تراز تصمیم‌گیری» با شش ویژگی به‌هم‌وابسته توصیف می‌شود:

• قابل‌اعتماد؛
• قابل‌ردیابی؛
• تفسیرشده؛
• اعتبارسنجی‌شده؛
• دارای مالک مشخص؛ به این معنا که مالکیت پاسخ‌گو، متولی‌گری، مسئولیت‌های نگهداشت، حقوق تصمیم‌گیری مرتبط با اطلاعات و موارد استفاده مجاز، به‌صراحت تعیین و تحت حاکمیت قرار گرفته باشند؛
• اقدام‌پذیر.

این ویژگی‌ها جایگزین ابعاد شناخته‌شده کیفیت داده، مانند صحت، کامل‌بودن، سازگاری، به‌موقع‌بودن، اعتبار و یکتایی نیستند. همچنین نباید آن‌ها را شش بُعد فنی مستقل یا یک توالی خطی جهان‌شمول تلقی کرد.

این ویژگی‌ها در کنار یکدیگر، وضعیت گسترده‌تری از تناسب اطلاعات را توصیف می‌کنند که در آن کیفیت داده، زمینه، منشأ، تفسیر، اعتبارسنجی، مالکیت و استفاده موردنظر تحت حاکمیت قرار دارند. میزان استحکام موردنیاز هریک از آن‌ها به تصمیم یا اقدام موردنظر بستگی دارد؛ ازجمله به ریسک، اهمیت، زمان‌بندی، سطح اختیار، میزان جزئیات و عدم‌قطعیت آن.

«قابل‌اعتمادبودن» ویژگی‌ای وابسته، برآیندی و مختص زمینه است. اعتماد از عنوان یک محصول اطلاعاتی یا صرفاً از حضور آن در یک سامانه سازمانی ناشی نمی‌شود. اعتماد، قضاوتی مبتنی بر شواهد درباره کفایت اطلاعات برای یک تصمیم مشخص است.

قابلیت ردیابی، تفسیر، اعتبارسنجی، مالکیت، اقدام‌پذیری و سایر ویژگی‌های مرتبط با کیفیت اطلاعات، این قضاوت را شکل می‌دهند. بااین‌حال، ممکن است اطلاعات از همه این ویژگی‌ها برخوردار باشد، اما به‌دلیل عدم‌قطعیت، حساسیت تصمیم یا سطح ریسک، همچنان برای تصمیمی مشخص قابل‌اعتماد تشخیص داده نشود.

راستی‌آزمایی، انطباق با قواعد، منابع یا محاسبات تعیین‌شده را کنترل می‌کند. اعتبارسنجی، تناسب و اعتبار اطلاعات را برای هدف موردنظر ارزیابی می‌کند. تصویب، یک تصمیم سازمانی مجاز را ثبت می‌کند. این کنترل‌ها ممکن است با یکدیگر مرتبط باشند، اما نباید مترادف یا قابل‌جایگزینی تلقی شوند.

۴. چهار جلد، یک معماری منسجم

معماری ارائه‌شده در این بخش، برنامه موردنظر برای دانشنامه ساپ را توصیف می‌کند. اجزای این برنامه در مراحل متفاوتی از توسعه قرار دارند و در حال حاضر نباید به‌عنوان الزامات هنجاری نهایی، طرح‌های اجرایی صدور گواهینامه یا مدل‌های اعتبارسنجی‌شده ارزیابی تفسیر شوند.

برای شفافیت معماری، اصطلاح «دانشنامه ساپ» در اینجا به برنامه حرفه‌ای گسترده‌تر اشاره دارد. هسته دانشی آن در جلدهای اول و دوم بنیان گذاشته می‌شود و جلدهای سوم و چهارم این هسته را از طریق چارچوب‌های دارای حاکمیت مستقل در زمینه شایستگی، صدور گواهینامه، بلوغ و ارزیابی به کار می‌گیرند.

جلد اول: چارچوب اصلی

پرسش اصلی: ساپ چیست و چه بنیان‌هایی باید بر آن حاکم باشند؟

محتوای اصلی: ۱۰ اصل، ۹ حوزه دانش، نقش‌های حاکمیتی، ۲ چرخه عمر ساپ و اطلاعات در تراز تصمیم‌گیری.

جلد دوم: راهنمای استقرار

پرسش اصلی: ساپ پروژه و ساپ سازمانی چگونه می‌توانند مستقر و متناسب‌سازی شوند؟

محتوای اصلی: ۱۵ فرایند ساپ پروژه، ۸ فرایند ساپ سازمانی، راهنمای متناسب‌سازی، ابزارها، هوش مصنوعی و مدیریت دانش.

جلد سوم: راهنمای صدور گواهینامه

پرسش اصلی: متخصصان ساپ باید چه شایستگی‌هایی را نشان دهند؟

محتوای اصلی: شایستگی‌های فردی، ارزیابی، صدور گواهینامه و توسعه حرفه‌ای مستمر.

جلد چهارم: قابلیت سازمانی

پرسش اصلی: سازمان‌ها چگونه می‌توانند قابلیت ساپ خود را ارزیابی و بهبود دهند؟

محتوای اصلی: قابلیت سازمانی، انطباق، ارزیابی بلوغ و بهبود مستمر.

جلد اول: چارچوب اصلی

ساپ چیست و چه بنیان‌های حرفه‌ای باید بر آن حاکم باشند؟

جلد اول، بنیان مفهومی، حاکمیتی و حرفه‌ای دانشنامه ساپ را ایجاد می‌کند. این جلد، ساپ و ساپ سازمانی را تعریف می‌کند؛ هدف، دامنه، مرزها و رابطه آن‌ها با رشته‌های مجاور را روشن می‌سازد؛ و ساپ را از کاربردهای نرم‌افزاری و فناوری اطلاعات عمومی متمایز می‌کند.

این جلد، ده اصل بنیادین را معرفی و دانش حرفه‌ای ساپ را در قالب نه حوزه دانش سازمان‌دهی می‌کند. همچنین منشور ساپ را بنیان می‌گذارد و نقش‌های مرجع کلیدی برای حاکمیت اطلاعات پروژه را تعریف می‌کند؛ ازجمله تخصیص مالکیت اطلاعات، متولی‌گری، حقوق تصمیم‌گیری، مسئولیت‌ها و پاسخ‌گویی.

دو مدل چرخه عمر متمایز اما مرتبط معرفی می‌شوند: چرخه عمر ساپ پروژه و چرخه عمر ساپ سازمانی. این دو مدل در کنار یکدیگر توضیح می‌دهند که قابلیت‌های ساپ چگونه در سطوح پروژه و سازمان ایجاد، حاکمیت، استفاده و توسعه داده می‌شوند و در نهایت خاتمه می‌یابند، انتقال داده می‌شوند یا از رده خارج می‌گردند.

جلد اول همچنین اطلاعات در تراز تصمیم‌گیری را به‌عنوان یکی از پیامدهای موردنظر محیط اطلاعات پروژه‌ای معرفی می‌کند که به‌طور مناسب تحت حاکمیت قرار گرفته است. چنین اطلاعاتی باید قابل‌اعتماد، قابل‌ردیابی، تفسیرشده، اعتبارسنجی‌شده، دارای مالک مشخص و اقدام‌پذیر باشد. این ویژگی‌ها به یکدیگر وابسته‌اند و نباید به‌عنوان یک توالی خطی یا شش بُعد مستقل کیفیت داده در نظر گرفته شوند. آن‌ها در کنار یکدیگر، وضعیت گسترده‌تری از تناسب اطلاعات برای تصمیم‌گیری مسئولانه و اقدام پاسخ‌گو را توصیف می‌کنند.

بنابراین، جلد اول زبان مشترک، اصول، ترتیبات حاکمیتی، نقش‌ها، مدل‌های چرخه عمر، انتظارات اطلاعاتی و معماری دانشی را فراهم می‌کند که راهنمای استقرار و سایر جلدهای دانشنامه ساپ بر پایه آن‌ها بنا می‌شوند.

جلد دوم: راهنمای استقرار

بنیان ایجادشده در جلد اول چگونه می‌تواند به عمل تبدیل شود؟

جلد دوم، بنیان حرفه‌ای ایجادشده در جلد اول را به چارچوبی یکپارچه و قابل‌متناسب‌سازی برای استقرار و بهره‌برداری از ساپ در سطوح پروژه و سازمان تبدیل می‌کند.

هسته اصلی این جلد را ۲۳ فرایند به‌هم‌پیوسته تشکیل می‌دهد: ۱۵ فرایند ساپ پروژه و ۸ فرایند ساپ سازمانی. این فرایندها در کنار یکدیگر به چگونگی آغاز، برنامه‌ریزی، طراحی، استقرار، بهره‌برداری، حاکمیت، پشتیبانی، پایش، ارزیابی، بهبود و انتقال ساپ و در نهایت خاتمه یا از رده خارج‌کردن آن می‌پردازند.

این فرایندها به اصول، الزامات حاکمیتی، نقش‌های مرجع، حوزه‌های دانش و مدل‌های چرخه عمر تعریف‌شده در جلد اول متصل‌اند. این ارتباط، قابلیت ردیابی مفهومی و عملیاتی میان بنیان حرفه‌ای و کاربرد عملی آن را حفظ می‌کند.

این جلد همچنین به متناسب‌سازی ساپ؛ انتخاب، یکپارچه‌سازی و استفاده تحت حاکمیت از ابزارهای مدیریت پروژه؛ کاربرد مسئولانه هوش مصنوعی؛ و مدیریت دانش پروژه در سازمان‌های پروژه‌محور می‌پردازد. راهنمای پشتیبان نیز معماری مرجع، قابلیت همکاری، داده‌های اصلی و مرجع مشترک، مدیریت پیکربندی و قابلیت ردیابی دوسویه، کنترل‌های عملیاتی کیفیت داده، ترتیبات ارائه خدمات، پذیرش و انتقال را پوشش می‌دهد.

جلد دوم یک مدل ثابت را برای استقرار تجویز نمی‌کند. این جلد، مبنایی ساختاریافته و قابل‌ردیابی برای انطباق فرایندها، کنترل‌ها، مسئولیت‌ها و فناوری‌های توانمندساز ساپ با زمینه‌های متفاوت پروژه‌ای و سازمانی فراهم می‌کند.

ارزیابی‌های تشخیصی استقرار در جلد دوم با هدف پشتیبانی از آمادگی و بهره‌برداری ارائه می‌شوند. قابلیت رسمی سازمانی، انطباق، ارزیابی بلوغ و نقشه‌های راه بهبود به جلد چهارم اختصاص دارند.

جلد سوم: راهنمای صدور گواهینامه

متخصصان ساپ باید چه شایستگی‌هایی را نشان دهند؟

جلد سوم به الزامات شایستگی فردی، راهنمای یادگیری و توسعه، ارزیابی، صدور گواهینامه و توسعه حرفه‌ای مستمر می‌پردازد.

مسیر پیشنهادی گواهینامه CPMIS در حال حاضر سه سطح «بنیادین»، «کاربردی» و «حرفه‌ای» را دربرمی‌گیرد. این سطوح، الزامات شواهد، طراحی ارزیابی، ترتیبات حاکمیتی و سازوکارهای اطمینان‌بخشی همچنان نیازمند اعتبارسنجی حرفه‌ای‌اند.

جلد چهارم: بلوغ و ارزیابی

سازمان‌ها چگونه می‌توانند قابلیت‌های ساپ خود را ارزیابی و بهبود دهند؟

جلد چهارم به قابلیت سازمانی، انطباق، بلوغ، پوشش نقش‌ها، استقرار قابلیت و بهبود می‌پردازد.

انطباق را فقط می‌توان براساس الزامات یا پروفایل‌های صریح و تحت کنترل نسخه ارزیابی کرد. انطباق، قابلیت و بلوغ مفاهیمی مرتبط اما متمایزند: ممکن است سازمانی با الزامات تعیین‌شده انطباق داشته باشد، بدون آنکه قابلیت‌های مربوط را به‌طور عمیق نهادینه کرده باشد؛ در مقابل، برخورداری از قابلیت‌های بالغ نیز به‌طور خودکار انطباق با همه الزامات را اثبات نمی‌کند.

ساختار پنج‌سطحی پیشنهادی PIMM با هدف پشتیبانی از شناسایی شکاف‌های قابلیتی و برنامه‌ریزی برای بهبود تدوین شده است. ساختار سطوح، الزامات شواهد، روش امتیازدهی، پایایی میان ارزیابان و حاکمیت این مدل همچنان نیازمند اعتبارسنجی و آزمون‌اند.

چهار جلد چگونه با یکدیگر کار می‌کنند؟

جلد اول، بنیان پیشنهادی را تعریف می‌کند. جلد دوم آن را عملیاتی می‌سازد. جلد سوم به قابلیت حرفه‌ای افراد می‌پردازد. جلد چهارم قابلیت سازمانی را ارزیابی و بهبود آن را هدایت می‌کند.

رابطه میان این جلدها تکرارشونده است، نه کاملاً متوالی. یافته‌های ارزیابی باید به اصلاحات استقرار و توسعه حرفه‌ای جهت دهند و شواهد حاصل از استقرار نیز باید در بازنگری‌های آینده بدنه دانش مورد استفاده قرار گیرند.

شایستگی فردی و قابلیت ساپ سازمانی یکدیگر را تقویت می‌کنند، اما جایگزین یکدیگر نیستند. متخصصان شایسته در توسعه بلوغ سازمانی نقش دارند و سازمان بالغ نیز نقش‌ها، اختیارات، فرایندها و شرایطی را فراهم می‌کند که شایستگی فردی بتواند در آن‌ها به‌شکلی منسجم و اثربخش به کار گرفته شود.

بنابراین، صرف حضور افراد دارای گواهینامه، به‌تنهایی شاهدی بر بلوغ سازمانی نیست. به همین ترتیب، بلوغ سازمانی نیز بدون برخورداری از شایستگی‌های فردی مناسب پایدار نخواهد ماند.

۵. دانشنامه ساپ در زمینه‌های مختلف چه معنایی دارد؟

اگر دانشنامه ساپ قرار است در محیط‌های واقعی کاربرد داشته باشد، باید قابلیت متناسب‌سازی با زمینه‌های مختلف را داشته باشد. شکل و شدت حاکمیت موردنیاز در یک طرح بزرگ زیرساختی با یک تیم کوچک چابک یکسان نیست. بااین‌حال، دغدغه‌های بنیادین همچنان پابرجا می‌مانند: اطلاعات باید دارای مالک مشخص، متناسب با هدف، به‌طور مناسب کنترل‌شده و برای استفاده موردنظر قابل‌ردیابی باشند.

ازاین‌رو، دانشنامه ساپ متناسب‌سازی را یک رویه حرفه‌ای ضروری تلقی می‌کند. متناسب‌سازی ممکن است ساختارهای حاکمیتی، حقوق تصمیم‌گیری، نقش‌ها، الزامات اطلاعاتی، جریان‌های کاری، کنترل‌ها، معماری‌ها، سازوکارهای یکپارچه‌سازی، فناوری‌های توانمندساز و رویکردهای ارزیابی را تعدیل کند.

متناسب‌سازی ممکن است کنترل‌ها را ساده‌تر یا سخت‌گیرانه‌تر کند، کنترل‌هایی را بیفزاید، با یکدیگر ترکیب کند یا مسئولیت اجرای آن‌ها را بازتوزیع نماید.

بااین‌حال، متناسب‌سازی به این معنا نیست که همه عناصر اختیاری‌اند. برخی الزامات ممکن است به‌دلیل قانون، مقررات، قرارداد، خط‌مشی سازمانی، ایمنی، امنیت یا آستانه پذیرفته‌شده ریسک، قابل‌متناسب‌سازی نباشند. عمق استقرار ممکن است متفاوت باشد، اما مالکیت، حقوق تصمیم‌گیری همراه با پاسخ‌گویی، امنیت متناسب، اعتبارسنجی و قابلیت ردیابی، همچنان حداقل دغدغه‌های حرفه‌ای محسوب می‌شوند.

ثبت متناسب‌سازی باید متناسب با اهمیت و ریسک موضوع باشد و معمولاً موارد زیر را مشخص کند:

• عامل زمینه‌ای مؤثر بر تصمیم؛
• الزام حفظ‌شده یا تغییریافته؛
• ریسک اطلاعاتی مرتبط؛
• مالک تصمیم؛
• مرجع تصویب؛
• منطق و توجیه تصمیم؛
• محرک بازنگری آینده.

هدف، دستیابی به تناسب با زمینه، بدون خدشه‌دارشدن یکپارچگی حرفه‌ای است.

۶. دانشنامه ساپ برای عمل حرفه‌ای و فناوری چه معنایی دارد؟

ارزش پیشنهادی دانشنامه ساپ به این بستگی دارد که آیا می‌تواند شیوه حاکمیت اطلاعات در سازمان‌ها، نحوه ایفای مسئولیت‌های متخصصان و چگونگی طراحی و استفاده از فناوری را بهبود دهد یا خیر.

یک کاربرد نمونه

یک تغییر پیشنهادی در پروژه را در نظر بگیرید که ممکن است بر هزینه، زمان‌بندی، دامنه، ریسک و تعهدات قراردادی تأثیر بگذارد. اطلاعات پشتیبان این تغییر ممکن است از سامانه‌های زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت قرارداد، مدیریت ریسک و کنترل مدارک به دست آید.

یکپارچه‌سازی این داده‌ها در یک پلتفرم واحد، به‌خودی‌خود مشخص نمی‌کند که کدام خط مبنا معتبر است، مالک هر ورودی چه کسی است، آیا اطلاعات اعتبارسنجی شده‌اند، فرضیات آن‌ها چگونه تفسیر شده‌اند یا توصیه ارائه‌شده چه ارتباطی با سوابق تغییرات مصوب دارد. تصمیم نباید صرفاً بر مبنای گزارشی اتخاذ شود که کامل به نظر می‌رسد یا به‌وسیله سامانه‌ای با قابلیت فنی بالا تولید شده است.

اطلاعات باید تا منابع خود قابل‌ردیابی باشند، در زمینه پروژه تفسیر شوند، وضعیت اعتبارسنجی آن‌ها قابل‌مشاهده باشد، از طریق مالکیت صریحاً تعیین‌شده تحت حاکمیت قرار گیرند و به‌گونه‌ای ارائه شوند که اقدامات ممکن و پیامدهای احتمالی آن‌ها قابل‌درک باشند. حتی در این صورت نیز اطلاعات برای هر تصمیمی به‌طور خودکار قابل‌اعتماد نیستند. تصمیم‌گیرنده مجاز باید با توجه به شواهد موجود، محدودیت‌های باقی‌مانده، عدم‌قطعیت، حساسیت و سطح ریسک، کفایت اطلاعات را برای همان تصمیم مشخص ارزیابی کند.

مسیر اعمال اختیار نیز باید روشن باشد. حاکمیت سطح بالاتر، آستانه‌های تصمیم‌گیری، حدود اختیارات تفویض‌شده و شرایط ارجاع به سطوح بالاتر را تعیین می‌کند. برای مثال، مدیر پروژه ممکن است اختیار تصویب تغییرات در محدوده‌های معین را داشته باشد، درحالی‌که تغییرات فراتر از آستانه‌های تعیین‌شده هزینه، زمان‌بندی، ریسک یا تعهدات قراردادی باید به کمیته راهبری یا مرجع حاکمیتی بالاتری ارجاع شوند.

حاکمیت ساپ مشروعیت و حدود اختیارات خود را از این ساختارهای حاکمیتی بالاتر می‌گیرد. بااین‌حال، در محدوده اختیارات تفویض‌شده، قواعد حاکم بر تعریف، مالکیت، کیفیت، اعتبارسنجی، دسترسی، قابلیت ردیابی، نگهداشت و ارائه اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری درباره تغییر را تعیین می‌کند. برای مثال، حاکمیت ساپ ممکن است مقرر کند که یک درخواست تغییر تا زمانی که آثار هزینه‌ای و زمانی آن ارزیابی نشده، فرضیات آن ثبت نشده، وضعیت اعتبارسنجی آن مشخص نگردیده و مالکان اطلاعات آن تعیین نشده‌اند، برای تصمیم‌گیری آماده نیست.

مالک اطلاعات همچنان در قبال منشأ، کیفیت، یکپارچگی و وضعیت اعتبارسنجی اطلاعات پاسخ‌گو است. این پاسخ‌گویی نباید با پاسخ‌گویی تصمیم‌گیرنده مجاز اشتباه گرفته شود. تصمیم‌گیرنده در قبال ارزیابی کفایت اطلاعات، پذیرش ریسک باقی‌مانده و تصویب، رد، تعویق یا ارجاع تغییر پیشنهادی به سطح بالاتر پاسخ‌گو باقی می‌ماند.

ساپ جایگزین اختیار مدیریتی یا قضاوت حرفه‌ای نمی‌شود و خود سامانه نیز تصمیم سازمانی را اتخاذ نمی‌کند. نقش آن این است که شواهد، فرضیات، محدودیت‌ها، وضعیت اعتبارسنجی، مالکیت اطلاعات، سوابق تغییرات و مسیر اعمال اختیار را قابل‌مشاهده و قابل‌ردیابی سازد تا تصمیم در سطح مجاز و با پاسخ‌گویی صریح اتخاذ شود.

از اطلاعات تا تصمیم مشروع

این مثال نشان می‌دهد که پشتیبانی از تصمیم به تعامل سه لایه وابسته است:

• اطلاعات مناسب؛
• حاکمیت صریح اطلاعات؛
• اختیار مشروع تصمیم‌گیری.

ضعف در هریک از این سه لایه می‌تواند تصمیم را تضعیف کند، حتی اگر یک پلتفرم فناوری پیشرفته در دسترس باشد.

این مورد صرفاً یک کاربرد نمونه است و شاهدی بر اعتبارسنجی چارچوب پیشنهادی در همه زمینه‌ها محسوب نمی‌شود. همین منطق زیربنایی می‌تواند در یک تیم چابک، با سازوکارهای سبک‌تر و آهنگی متفاوت به کار گرفته شود.

برای سازمان‌ها، رهبران پروژه، دفاتر مدیریت پروژه، کارفرمایان و شرکای تحویل

دانشنامه ساپ برای طرف‌هایی که اطلاعات پروژه را ایجاد، مبادله، تضمین و استفاده می‌کنند، با هدف پشتیبانی از موارد زیر تدوین می‌شود:

• شفاف‌ترشدن مالکیت، متولی‌گری، حقوق تصمیم‌گیری و پاسخ‌گویی؛
• تقویت ارتباط میان اطلاعات، تصمیم‌ها و اقدامات؛
• کاهش پراکندگی اجتناب‌پذیر؛
• مبادله تحت حاکمیت اطلاعات میان سازمان‌ها؛
• اعمال کنترل‌های متناسب؛
• استفاده مسئولانه از تحلیل و هوش مصنوعی.

دفتر مدیریت پروژه، متناسب با مأموریت خود، ممکن است متولی استانداردهای مشترک اطلاعاتی، تجمیع اطلاعات پورتفولیو، اطمینان‌بخشی و خدمات ساپ باشد. بااین‌حال، این امر به‌طور خودکار دفتر مدیریت پروژه یا واحد ساپ را به مالک تمام اطلاعات پروژه تبدیل نمی‌کند. مالکیت حوزه‌ای اطلاعات و اختیار تصمیم‌گیری پروژه باید همچنان به‌صراحت تعیین شوند.

اطلاعات زمان‌بندی، هزینه، دامنه، ریسک، تغییر، قرارداد، منابع، کیفیت و منافع همچنان در رویه‌های حرفه‌ای مربوط به خود ریشه دارند. دانشنامه ساپ به چگونگی تعریف، یکپارچه‌سازی، کنترل، تضمین، ردیابی و استفاده هماهنگ از این حوزه‌های اطلاعاتی می‌پردازد.

ارزش این اطلاعات صرفاً به گزارش وضعیت یا اثبات اعمال کنترل محدود نمی‌شود، بلکه توانمندسازی انتخاب‌های به‌موقع درباره ارزش، پیامدها، منافع، اولویت‌ها، منابع، ریسک و انطباق را نیز دربرمی‌گیرد.

برای متخصصان ساپ و اطلاعات پروژه

دانشنامه ساپ با هدف فراهم‌کردن موارد زیر تدوین می‌شود:

• اصطلاحات مشترک؛
• انتظارات روشن‌تر درباره نقش‌ها و شایستگی‌ها؛
• حوزه‌های دانش تعریف‌شده؛
• روش‌هایی برای حاکمیت و استقرار؛
• مسیرهای توسعه حرفه‌ای؛
• مبنایی برای ارزیابی قابلیت فردی و سازمانی.

این دانشنامه، عمل حرفه‌ای ساپ را بر حاکمیت اطلاعات، یکپارچه‌سازی، کیفیت، قابلیت ردیابی، تفسیر و پشتیبانی از تصمیم متمرکز می‌کند، نه صرفاً بر مدیریت و راهبری فنی سامانه‌ها.

برای تولیدکنندگان نرم‌افزار

دانشنامه ساپ می‌تواند به تولیدکنندگان نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و ساپ کمک کند تا میان یک الزام حرفه‌ای و قابلیت نرم‌افزاری توانمندساز آن تمایز قائل شوند. این دانشنامه ممکن است از تعریف شفاف‌تر الزامات، هم‌راستایی بهتر میان نیازهای حرفه‌ای و قابلیت‌های نرم‌افزار و توجه بیشتر به مالکیت، منشأ، اعتبارسنجی، قابلیت همکاری، رابط‌های باز، قابلیت انتقال اطلاعات، سوابق حسابرسی و ترتیبات انتقال یا خروج پشتیبانی کند.

فناوری می‌تواند معانی تعیین‌شده، قواعد مالکیت، منشأ، کنترل‌های اعتبارسنجی و معیارهای تناسب را در خود رمزگذاری و اجرا کند. بااین‌حال، نمی‌تواند مستقلاً به آن‌ها مشروعیت سازمانی ببخشد، پاسخ‌گویی را بپذیرد یا تعیین کند چه سطحی از عدم‌قطعیت و ریسک برای یک تصمیم مشخص قابل‌قبول است.

هرگاه تحلیل یا هوش مصنوعی در تولید یک محصول اطلاعاتی نقش داشته باشد، حاکمیت باید شواهد مرتبط با منشأ ورودی‌ها، نسخه مدل یا قواعد، تبدیل‌ها، فرضیات، عدم‌قطعیت، بازبینی انسانی و وضعیت محتوای تولیدشده به‌وسیله ماشین را حفظ کند.

دانشنامه ساپ در مرحله کنونی خود، طرحی برای صدور گواهینامه محصول تعریف نمی‌کند و اجازه طرح ادعای انطباق یک محصول نرم‌افزاری با دانشنامه ساپ را نمی‌دهد. هر سازوکار احتمالی آینده برای ارزیابی هم‌راستایی یا صدور گواهینامه نرم‌افزار، به معیارهای منتشرشده، قواعد شواهد، کنترل نسخه، حاکمیت ارزیابی و استقلال متناسب نیاز خواهد داشت.

۷. یک بنیان حرفه‌ای در حال توسعه

دانشنامه ساپ از مسائل ماندگاری شکل گرفت که طی نزدیک به سه دهه فعالیت در زمینه اطلاعات پروژه، استقرار ساپ، کنترل پروژه، مدیریت اسناد، سامانه‌های سازمانی، توسعه نرم‌افزار و مأموریت‌های مشاوره‌ای مشاهده شده‌اند.

در زمینه‌های مختلف، فناوری‌ها و الزامات گزارش‌دهی تغییر کردند، اما مسائلی مانند پراکندگی اطلاعات، تعاریف ناسازگار، سامانه‌های منفصل، قابلیت ردیابی ضعیف، مالکیت نامشخص و برداشت‌های نرم‌افزارمحور از ساپ همچنان قابل‌تشخیص باقی ماندند.

این تجربیات، نقطه آغاز شناسایی مسئله و صورت‌بندی معماری اولیه را فراهم کردند؛ اما اعتبار آن را اثبات نمی‌کنند. یک بدنه دانش معتبر، صرف‌نظر از مدت یا تنوع تجربه، نمی‌تواند صرفاً بر تجربه یک متخصص حرفه‌ای استوار باشد.

اعتبار باید از مسیرهای زیر توسعه یابد:

• سازگاری مفهومی؛
• تعیین روشن مرزها؛
• تعامل با استانداردها، بدنه‌های دانش و پژوهش‌های مرتبط؛
• شواهد حاصل از بخش‌ها و زمینه‌های مختلف؛
• اجرای آزمایشی همراه با ثبت خط مبنا، نتایج، محدودیت‌ها و درس‌آموخته‌ها؛
• بازبینی انتقادی حرفه‌ای؛
• بازنگری شفاف؛
• توسعه مستمر.

پیش از رسمی‌شدن هرگونه ادعا درباره صدور گواهینامه یا بلوغ، سامانه‌های ارزیابی مرتبط نیز به شواهدی درباره روایی و پایایی، ارزیابان شایسته و به‌طور مناسب مستقل، حاکمیت تعارض منافع، کنترل نسخه و سازوکارهای منصفانه بازبینی یا اعتراض نیاز خواهند داشت.

بنابراین، دانشنامه ساپ باید به‌عنوان یک بنیان حرفه‌ای در حال توسعه درک شود، نه یک استاندارد جهانی نهایی، مورد پذیرش همگانی یا به‌طور رسمی تثبیت‌شده.

معماری کنونی آن، پیشنهادی ساختاریافته درباره دانش موردنیاز یک حوزه حرفه‌ای نوظهور ساپ است. این پیشنهاد باید همواره برای بررسی، نقد، اصلاح و شواهد جدید گشوده بماند.

بررسی نقادانه حرفه‌ای، مرحله نهایی تصویب نیست که پس از پایان توسعه به آن افزوده شود؛ بلکه بخشی از خود فرایند توسعه است.