فصل دوم: چارچوب و دید کلی ساپ
متن اصلی فصل دوم کتاب راهنمای کاربردی سیستم‌های اطلاعات پروژه با رویکرد استاندارد مدیریت پروژه PMBOK 2008.
بخش‌های فصل دوم
چارچوب و دید کلی ساپ
PMIS كه مخفف Project Management Information System است و ما كلمه‌ی “ساپ” را برای مخفف ترجمه‌ی فارسی آن یعنی “سیستم اطلاعات مدیریت پروژه” برگزیدیم، چندین سال است که در حوزه‌های مربوط به مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گرفته است. ولی متاسفانه درک مناسبی از آن در بین جامعه مدیریت پروژه وجود نداشته و همچنین تعریف مناسبی از آن ارائه نشده است. توجه به این موضوع كه هنوز کتاب مستقلی در این خصوص در دنیا تالیف نشده می‌تواند مؤید این مسئله باشد. خیلی از افراد، ساپ را معادل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌پندارند. برخی از مدیران پروژه‌ی سنتی كه نسبت به خدمات كامپیوتری دچار اوهام می‌باشند، آن را یك چیزی می‌دانند كه تمام مشکلات پروژه‌شان به دلیل نداشتن آن است! برخی دیگر آن را سیستمی می‌دانند که قرار است با فشار دادن یک کلید كلیه‌ی مشكلات پروژه‌شان را حل كند! و برخی دیگر آن را یك چیز غیر ضروری و ناكارآمد تصور می‌کنند.
اگر این کلمه را، البته به صورت انگلیسی PMIS، در اینترنت جستجو نمایید، متوجه می‌شوید که تعداد قابل توجهی از نتایج، مربوط به سایت‌هایی است که محصولاتِ نرم‌افزاری مدیریت پروژه ارائه می‌کنند و به این کلمه به عنوان یک واژه کلیدی برای جستجوهای اینترنتی اشاره کرده‌اند و شرح یا تعریفی از آن ارائه نکرده‌اند. اشاراتی كه در راهنمای پم‌باك به این موضوع شده است، نشان از نوعی سردرگمی در نویسندگان این راهنما دارد. همچنین تغییراتی كه در نسخه‌های مختلف این راهنما در پرداختن به این موضوع حاصل آمده است، از یك طرف به دلیل عدم آگاهی نویسندگان آن با این مقوله بوده و از طرف دیگر سطح گستردگی این موضوع را می‌رساند. چرا كه فن‌آوری اطلاعات امروزه با كاركرد‌های روزمره انسان‌ها عجین شده است.
مدیریت اطلاعات پروژه یكی از مهم‌ترین اهداف ساپ است. گرچه به طور سنتی ساپ را به عنوان یك سیستم اطلاعاتی می‌شناسند، همانگونه كه در تعریف پم‌باك آمده است، ولی مقوله فراتر از یك سیستم اطلاعاتی است. در حقیقت مقوله‌ی سیستم‌های اطلاعاتیِ پروژه یكی از زیر بخش‌های مدیریت اطلاعات پروژه می‌باشد كه موضوعی بسیار وسیع‌تر و عمیق‌تر است. همانگونه كه در بخش قبلی اشاره گردید، كلمه ERP كه اشاره به یك نوع سیستم یكپارچه سازمانی دارد، اگر بخواهد با نامش كه Enterprise Resource Planning است، و به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است، مورد استفاده قرار گیرد، بسیار گمراه‌كننده خواهد بود. ولی با توجه به تغییراتی كه در طول سال‌ها از سیستم‌های MRP تا سیستم‌های سازمانی رخ داده است، هنوز نام ERP بر روی آنها مانده است. ولی این سیستم‌ها رشد و بلوغ بسیاری داشته است.
در خصوص PMIS نیز همین موضوع صادق است. یعنی نیازمندی سازمان‌ها و تیم‌های مدیریت پروژه بسیار فراتر از صرفاً یك سیستم اطلاعاتی است. جامعه‌ی مدیریت پروژه نیازمند یك نظام مدیریت مدرن در داخل پروژه‌ها و سازمان‌ها است. این نظام جدید و مدرن كه با استفاده از ابزارهای یکپارچه‌ی مدیریت پروژه حاصل می‌شود، در حقیقت مدیریت پروژه با استفاده از ابزارها را برای تیم مدیریت پروژه میسر نماید. پیاده‌سازی این نظام نیازمند تغییر در مهارت‌های تیم مدیریت پروژه، افزایش سواد فن‌آوری اطلاعاتِ سازمان و تیم مدیریت پروژه، و اصلاح رویه‌ها و ساختارها در سازمان می‌باشد.
به طور خلاصه اینکه: ساپ در حقیقت به جای اینکه فقط یک سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه باشد، یک نظام مدیریتی در پروژه است که با مدیریت اطلاعات پروژه و استفاده مناسب از ابزارها مدیریت کارآمد‌تری در پروژه‌ها خواهد داشت.
تعریف ساپ در PMBOK
مقوله‌ی فن‌آوری اطلاعات، نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه و همچنین سیستم‌های اطلاعات پروژه، موضوعی است كه مجموعه‌ی نویسندگان پم‌باك، تاثیر آن در مدیریت پروژه را از ابتدا مد نظر داشته و به آن پرداخته‌اند. اما كاملاً واضح و مشخص است كه با توجه به عدم تسلط ایشان به این موضوع، بسیار محتاطانه و محافظه‌كارانه به این موضوع پرداخته‌اند. تغییراتی كه در كلمات و اشارات به این موضوع در نسخه‌های مختلف پم‌باك شده، مؤید این موضوع است. در این بخش دیدگاه ارائه شده در نسخ مختلف پم‌باك را مورد بررسی و تحلیل قرار خواهیم داد. بررسی ما از ویرایش دوم تا چهارم این راهنما را شامل می‌شود.
در ویرایش دوم این راهنما كه در سال 2000 منتشر شده است گرچه تعریف معروف ساپ در پم‌باك، كه تا ویرایش چهارم هنوز عوض نشده است، را ارائه نموده، ولی در داخل فصل‌ها از ساپ بیشتر با كلمات نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نام برده است. تعداد اشارات به مقوله‌ی ساپ و فن‌آوری اطلاعات در این نسخه 9 مورد می‌باشد.
در ویرایش سوم كه در سال 2004 منتشر شده، در 22 جا به ساپ اشاره شده است. این نسخه از پم‌باك بیشترین اشاره به ساپ را در بین نسخ ارائه شده تاكنون داشته است. از این نسخه به بعد موضوع فاكتورهای محیطی سازمان مطرح شده و ساپ را یكی از موارد این مقوله نام برده است. در این نسخه کمتر از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نام برده شده است. همچنین این نسخه تاكید خاصی بر روی نقش ساپ در یكپارچگی پروژه داشته، به طوری که در تمامی فرآیندهای یکپارچه‌سازی از ساپ به عنوان یکی از ابزارها نام برده شده است.
ویرایش چهارم كه در سال 2008 منتشر شده و آخرین نسخه تاکنون است، حداقل در شانزده جا به ساپ اشاره نموده است. تاكیدی كه نسخه‌ی قبلی بر نقش ساپ به عنوان ابزار یكپارچه‌سازی داشته است، در این نسخه، به غیر از یك جا، حذف شده و تاكید بیشتری بر جنبه‌ی فاكتورهای محیطی سازمان بودنِ ساپ شده است.
جای جدول: جدول ۲.۱ – مقایسه تعریف ساپ در نسخه‌های مختلف پم‌باک. این جدول باید از فایل اصلی استخراج و در قالب جدول HTML یا تصویر قرار داده شود.
مهم‌ترین اشارات به ساپ در بخش‌های زیر قابل تقسیم‌بندی می‌باشد:
- ساپ در مقدمه‌ی نسخه‌ی چهارم، به عنوان یكی از اجزای فاكتورهای محیطی سازمان معرفی شده است.
- در کلیه‌ی نسخه‌ها و مخصوصاً نسخه 2004 به نقش ساپ در ابزارهای یکپارچه‌سازی اشاره شده است.
- در کلیه‌ی نسخه‌ها به نقش ساپ به عنوان ابزار کنترل زمان‌بندی و هزینه اشاره شده است.
- در کلیه‌ی نسخه‌ها از ساپ به عنوان یکی از ابزارهای برنامه‌ریزی و توزیع اطلاعات و گزارش‌دهی نام برده شده است.
- در تعریفی گسترده‌تر که در هر سه نسخه آمده است، ساپ به عنوان یك سیستم اطلاعاتی شامل مجموعه‌ای از ابزارها و تكنیك‌ها كه در فرآیندهای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد معرفی شده است.
این تعریف كه در نسخه 2004 و 2008 در بخش واژه‌نامه ارائه شده است، می‌گوید: “ساپ یك سیستم اطلاعاتی است كه از ابزارها و روش‌هایی جهت جمع‌آوری، یکپارچه‌سازی و انتشار خروجی‌های فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده می‌كند. ساپ برای پشتیبانی تمامی جنبه‌های پروژه از شروع تا خاتمه استفاده شده و می‌تواند شامل هر دو نوع سیستم‌های دستی یا خودکار باشد.”
با توجه به تعاریف ارائه شده در بالا می‌توان دیدگاه پم‌باك را در خصوص ساپ به صورت زیر خلاصه نمود:
- ساپ تنها ابزار نیست بلكه مجموعه‌ای از ابزارها و روش‌های تجربه شده است.
- ساپ نقش یكپارچه‌سازی را در بین همه‌ی عناصرِ پروژه بازی می‌كند.
- جمع‌آوری و انتشار اطلاعات جزو وظایف ساپ است.
- ساپ در همه بخش‌های پروژه می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.
- ساپ به عنوان یك فاكتور محیطی و سراسری در سازمان تلقی می‌شود.
- ساپ الزاماً یك ابزار اتوماتیك نیست و حتی می‌تواند بخشی از امور به صورت دستی انجام گردد.
- ساپ باید به عنوان یك ابزار پشتیبانی‌كننده برای تیم پروژه مورد استفاده قرار گیرد و نمی‌توان از آن انتظار مدیریت پروژه داشت!.
- ساپ یکی از ابزارهای کنترل در پروژه است.
ساپ چه چیزی نیست
قبل از اینکه تعریفی از ساپ ارائه کنیم، به اشتباهاتی که از تعریف ساپ وجود دارد اشاره کرده و مشخص می‌کنیم که ساپ چه چیزهایی نیست:
- ساپ نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نیست.
- ساپ فقط نرم‌افزاری کردن امور نیست.
- ساپ مدیرِ پروژه نیست.
- ساپ سیستمی نیست كه برای ما مدیریت پروژه انجام دهد.
- ساپ الزاماً مجموعه‌ای از سیستم‌های بزرگ و پیچیده نیست و گاهی یك نمونه روال‌های دستی نگهداری اطلاعات یك پروژه هم می‌تواند باشد.
- ساپ فقط یك سیستم مكانیزه تمام اتوماتیك نیست.
- ساپ سیستمی نیست كه بدون ورود اطلاعات صحیح خروجی‌های درست بدهد.
- ساپ مشكل بزرگ مدیریت پروژه ما نیست!
- ساپ صرفاً یك سیستم اطلاعاتی نیست.
- ساپ سیستمی نیست كه همه‌ی امور پروژه را انجام دهد. كارها قرار است توسط تیم پروژه انجام شود.
- ساپ یك سیستم لوكس و تجمّلاتی نیست.
حوزه‌ی دانش ساپ
ورود به عرصه ساپ الزاماً ارتباط معناداری بین حوزه‌های مختلف فاوا و مدیریت پروژه را طلب می‌نماید. ارتباطی كه بدون تسلط بر هر دو حوزه هم به صورت دانشی و هم به صورت اجرایی و بدون در نظر گرفتن نیازمندی‌های بومی و كاربردی، تامین، تولید و استفاده از هر ابزاری در مدیریت پروژه را با مشكل مواجه می‌سازد.
همانطور كه اشاره گردید ساپ یك نوع نظام مدیریتی مدرن، مبتنی بر اطلاعات است كه در آن ضمن تامین نیازمندی‌های اطلاعاتی پروژه‌ها، مدیریت پروژه، با استفاده مناسب از ابزارهای مكانیزه انجام می‌گردد. همانگونه که در تصویر زیر نشان داده شده است فاصله خالی بین حوزه‌ی دانش فاوا و حوزه‌ی دانش مدیریت پروژه، ارتباطِ بین این دو حوزه را با چالش روبرو نموده است.
جای تصویر: شکل ۲.۱ – طرح شماتیک حوزه دانش ساپ.
این فاصله كه حوزه‌ای بین دانشی محسوب می‌گردد، در حقیقت مجموعه‌ای از دانش و تجربه در خصوص تامین، تولید و استفاده‌ی مناسب از ابزارهای فاوا در مدیریت پروژه و همچنین روش‌های مدرن مدیریت پروژه با استفاده از ابزارهای فاوا است.
حوزه‌ی دانش ساپ، یك حوزه‌ی دانش میان سیستمی است كه با تكیه بر دانش مدیریت پروژه، دانش فاوا و دانش‌های پایه‌ای وابسته از یك طرف و با استفاده از مجموعه‌ی تجربیات بدست آمده در تولید و استقرار سیستم‌های اطلاعاتی در پروژه‌ها اهداف زیر را دنبال می‌کند:
- شناخت و تامین نیازمندی‌های اطلاعاتی پروژه
- تولید یا تامین ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب برای تامین نظام اطلاعاتیِ پروژه یا سازمان و برقراری یكپارچگی بین آنها
- استقرار و عملیاتی‌سازی ساپ در پروژه یا سازمان
- كنترل و بهبود ساپ موجود
- بهینه‌سازی دارایی‌های فرآیندی سازمان با رویکرد ساپ به منظور ارتقای فرهنگ ساپ در پروژه و سازمان و مدیریت پروژه با استفاده از ابزارها
- افزایش مهارت‌های تیم مدیریت پروژه در استفاده مناسب از ابزارهای مدیریت پروژه و تطبیق آن با فرآیندهای مدیریت پروژه
بدون آگاهی به این حوزه‌ی دانش، به هیچ وجه نه ساپ مناسبی تولید خواهد شد، و نه در صورت وجود قابل استفاده خواهد بود.
دانش ساپ می‌بایست به ازای هر نوع پروژه یا سازمان، تولید و یا كسب گردد و بدون استفاده از این دانش حتی استفاده از ابزارهای آماده نیز قابل استفاده نمی‌باشد. همچنین تامین یا تولید ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نیز، مسلماً بدون این دانش فاقد كارایی و عملكرد مناسب خواهد بود.
تعریف ساپ
ساپ، به‌كارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تكنیك‌های مرتبط با حوزه‌ی دانش فاوا، مدیریت پروژه و سایر حوزه‌های دانشی وابسته، به منظور برنامه‌ریزی در تامین مناسب، به موقع، كامل و معتبر اطلاعات مورد نیاز ذی‌نفعان پروژه و خروجی‌های فرآیندهای پروژه به اشخاص تعیین شده در طول یا در صورت اقتضا بعد از چرخه‌ی حیات پروژه است، به گونه‌ای که باعث تسهیل در تصمیم‌سازی پروژه شده و کارایی پروژه را افزایش دهد.
ساپ از طریق كاربرد مناسب 30 فرآیند ساپ كه در 5 گروه فرآیندی گروه‌بندی شده‌اند انجام می‌شود. این 5 گروه فرآیندی عبارتند از:
- گروه فرآیندی برنامه‌ریزی ساپ
- گروه فرآیندی تامین ساپ
- گروه فرآیندی استقرار و عملیاتی‌سازی ساپ
- گروه فرآیندی كنترل و بهینه‌سازی ساپ
- گروه فرآیندی پشتیبانی ساپ
این فرآیندها برای مدیریت اطلاعات یك پروژه ارائه خواهد گردید ولی در فصل چهارم به كاربرد و چگونگی كاركرد این فرآیندها در سازمان‌های پروژه محور و یا مجموعه‌ای از پروژه‌ها پرداخته خواهد شد.
جایگاه ساپ
همانگونه معرفی گردید ساپ یک حوزه دانش محسوب می‌گردد. این حوزه دانش از طرفی شدیداً تحت تاثیر فاکتورهای محیطی سازمان بوده و همچنین از نوع دامنه نیز تاثیر می‌پذیرد. این بدین معنی است که هم از فرهنگ و روابط سازمانی تاثیر می‌پذیرد و هم نوع محصول یا خدمتی که در پروژه تولید یا ارائه می‌شود بر این حوزه دانش موثر است. به طور مثال ساپ در شرکت‌های EPC و در حوزه نفت و گاز با همین شرکت‌ها در حوزه نیروگاهی متفاوت است. حتی با توجه به اینکه بلوغ سازمانی این شرکت‌ها چقدر می‌باشد بر نوع دانش ساپ آنها موثر واقع خواهد شد.
هر نوع حوزه دانش در سازمان‌ها نیازمند محل و محملی برای رسوب دانش می‌باشد. به طور مثال دانش مهندسی در واحد مهندسی سازمان شکل می‌گیرد یا یکی از اهداف ایجاد دفتر مدیریت پروژه یا PMO در سازمان‌های پروژه محور به دلیل نگهداری دانش مدیریت پروژه در سازمان و انتقال آن به پروژه‌ها می‌باشد. در مورد ساپ نیز سازمان‌ها نیازمند تعریف جایگاهی مناسب برای کسب و توسعه دانش ساپ در سازمان خود هستند. ولی چالشی که در تعریف این جایگاه وجود دارد این است که ساپ یک حوزه میان دانشی است.
از یک طرف قویاً مرتبط با فن‌آوری اطلاعات بوده و از سوی دیگر با مدیریت پروژه پیوندی نزدیک دارد. اگر این حوزه در واحدهای فن‌آوری اطلاعات سازمان شکل گیرد، تاثیر و مشارکت مدیریت پروژه در آن کمرنگ می‌شود و در صورتی‌که در جایگاه مدیریت پروژه سازمان سازماندهی شود، نمی‌تواند ارتباط مناسبی با واحد فن‌آوری اطلاعات و سایر واحدها برقرار نماید.
با توجه به تجربه‌ی اینجانب در راه‌اندازی و استقرار ساپ در تعداد زیادی شرکت متوسط و بزرگ به نظر می‌رسد بتوان چندین راه‌حل برای این جایگاه پیشنهاد نمود که هر کدام با توجه به نوع شرایط و سازمان قابل انتخاب خواهد بود. نکته‌ای که در تمام این پیشنهادات مشترک است این است که ساپ نیازمند جایگاه در سازمان می‌باشد و بدون وجود چنین جایگاهی حتماً با شکست مواجه خواهد گردید.
از طرف دیگر این موضوع که قرار است ساپ در چه سطحی پیاده‌سازی شود نیز بر چگونگی جایگاه ساپ موثر است. انواع سازمان‌ها از دیدگاه ساپ و روش‌های پیاده‌سازی ساپ در سازمان‌ها در فصل چهارم تشریح گردیده است. موضوع دیگری که لازم است در اینجا متذکر شد این است که جایگاه ساپ می‌تواند در زمان راه‌اندازی و استقرار اولیه با زمان پشتیبانی متفاوت باشد. همچنین می‌توان یک نقشه راه برای ارتقاء جایگاه ساپ در سازمان با توجه به توسعه این سیستم‌ها در نظر گرفت. در زیر به پیشنهاداتی در خصوص جایگاه سازمانی ساپ پرداخته می‌شود:
- ساپ به عنوان بخشی از واحد فن‌آوری اطلاعات: در این روش ساپ به عنوان یک بخش در واحد فن‌آوری اطلاعات سازمان شکل می‌گیرد. در سازمان‌هایی که هنوز به بلوغ مناسبی در حوزه فن‌آوری اطلاعات نرسیده‌اند شاید این روش پیشنهاد مناسبی باشد ولی یکی از مشکلات این روش در نحوه تعامل با پروژه‌ها و بخش‌های وابسته به پروژه می‌باشد. البته اگر واحد فن‌آوری اطلاعات در سازمان دارای جایگاه مناسبی باشد شاید بتواند این مشکل را حل کند.
- ساپ به عنوان بخشی از دفتر مدیریت پروژه: در صورتی‌که سازمان از بلوغ مدیریت پروژه سازمانی خوبی برخوردار بوده و دفتر مدیریت پروژه دارای جایگاه مناسبی در سازمان باشد شاید این انتخاب بتواند کارساز باشد. در این روش نزدیکی ساپ به پروژه‌ها نحوه ارتباط با آنها را تسهیل می‌بخشد ولی باید در نحوه ارتباط با واحد فن‌آوری اطلاعات و سایر واحدهای وظیفه‌ای تسهیلاتی ایجاد نمود.
- ساپ به عنوان یک پروژه: این روش بهترین پیشنهاد برای راه‌اندازی و استقرار ساپ در سازمان یا پروژه است. این پروژه به عنوان یک پروژه استراتژیک در سازمان شکل گرفته و با تعریف نحوه تعامل با واحد فن‌آوری اطلاعات و پروژه‌ها اجرای فرآیندهای ساپ را در سازمان به انجام می‌رساند. این پروژه از نظر سازمانی می‌تواند زیر نظر مدیرِ ارشد سازمان فعالیت نماید تا با حمایت و قدرت بیشتر، ساپ را در سازمان جاری نماید.
- ساپ به عنوان یک واحد وظیفه‌ای مستقل: این روش در سازمان‌هایی پیشنهاد می‌گردد که قبلاً تجربه راه‌اندازی ساپ در پروژه یا سازمان را داشته‌اند و می‌خواهند ساپ را در کل سازمان توسعه بدهند. این روش نیازمند بلوغ مناسب در حوزه فن‌آوری اطلاعات و همچنین دیدگاه مناسب سازمان نسبت به ساپ است. این دیدگاه مناسب با تجربه موفق ساپ در گذشته سازمان بوجود خواهد آمد. این جایگاه برای شروع ساپ در سازمان‌ها پیشنهاد نمی‌گردد.
تهیه نقشه راه برای جایگاه ساپ
تاکید بر این نکته ضروری است که هر چه جایگاه ساپ در سازمان ارتقاء یابد امکان افزایش فعالیت و توسعه آن هموارتر می‌گردد. اما این ارتقاء جایگاه در سازمان‌ها نیازمند زمان و ارائه موفقیت‌های پی در پی است. وقتی سازمان تاثیر ساپ را در اثر بخشی فعالیت‌های پروژه و سازمان مشاهده نماید خود تمایل خواهد داشت تا این جایگاه را ارتقاء دهد. چندین روش ارتقاء که می‌توان برای ساپ متصور بود را در زیر ارائه می‌کنیم.
- فن‌آوری اطلاعات- پروژه ساپ- واحد مستقل: در این روش می‌توان هسته ساپ را در واحد فن‌آوری اطلاعات شکل داده و با تعریف پروژه ساپ استقلال لازم را به ساپ بخشید و پس از راه‌اندازی بخشی از ساپ در سازمان آن را به واحد ارتقاء داد.
- فن‌آوری اطلاعات – واحد مستقل: در این روش نیز پس از شکل‌گیری ساپ در واحد فن‌آوری اطلاعات و اجرای بخشی از ساپ در سازمان جایگاه ساپ به واحد مستقل ارتقاء می‌یابد.
- دفتر مدیریت پروژه- پروژه ساپ- واحد مستقل: این روش نیز مانند روش 1 می‌باشد.
- دفتر مدیریت پروژه – واحد مستقل: این روش مانند روش 2 می‌باشد.
- پروژه ساپ- واحد مستقل: شاید بهترین روش شکل‌گیری ساپ در سازمان از نظر مولف این روش ارتقاء باشد. در این روش که برای سازمان‌هایی که دارای بلوغ مناسبی در سیستم‌های اطلاعاتی هستند مناسب می‌باشد، ساپ در یک پروژه شکل گرفته و پس از راه‌اندازی فرآیندهای ساپ به واحد ارتقاء می‌یابد.
- واحد مستقل: این روش شاید در سازمان‌ها غیر قابل پذیرش باشد. چرا که سازمان‌ها تا در گذشته ساپ را به یکی از روش‌های گفته شده تجربه نکرده باشند عملاً پذیرشی برای ایجاد واحد مستقل ساپ نخواهند داشت.
جای تصویر: شکل ۲.۲ – مسیرهای مختلف در نقشه راه جایگاه ساپ.
ساختار سازمانی ساپ
ساپ به هر روشی که در سازمان یا پروژه شکل بگیرد نیازمند یک ساختار سازمانی مناسب برای مدیریت خود است. ما در این بخش قصد داریم ارکان و مسئولیت‌هایی را برای انجام مناسب ساپ تعریف کرده و شرح وظایف هر یک را مشخص نماییم. این مسئولیت‌ها با توجه به نوع جایگاهی که برای ساپ تعریف می‌گردد قابل استفاده خواهد بود.
شورای ساپ
شورایی متشکل از افراد موثر و صاحب نفود در سازمان است که بالاترین رکن سیاستگذاری و حمایتی ساپ را در سازمان تشکیل می‌دهد. این شورا که از افراد ذی‌نفوذ در داخل پروژه و سازمان تشکیل شده است و همچنین افرادی که مرتبط با حوزه‌های فاوا در داخل سازمان یا پروژه می‌باشند، بالاترین نقش سیاستگذاری را در این حوزه بازی می‌کند. از دیگر فواید این شورا، برخورداری گروه ساپ از حمایت مجموعه در قبال تغییرات احتمالی در روال‌های انجام کار است. مدیر ساپ پروژه یا سازمان، یا مدیر پروژه ساپ از اعضای اصلی این شورا است. از جمله افرادی که می‌توانند برای حضور در این شورا پیشنهاد شوند، عبارتند از:
- مدیر ساپ یا مدیر پروژه ساپ
- مدیر پروژه
- مدیر فاوای سازمان
- مدیران کلیدی پروژه
- نماینده‌ای از مدیر ارشد سازمان
مدیر ساپ
مدیر ساپ، مدیر واحد ساپ است. در صورتی‌که واحد مستقل ساپ در سازمان شکل بگیرد، مدیر این واحد وظیفه‌ای تمام مسئولیت را در قبال راه‌اندازی و پشتیبانی از ساپ در سازمان به عهده خواهد داشت. جذب و تامین نیروهای لازم در ساپ از جمله نیروهای راهبری و توسعه‌گران ساپ و ارتباط با تامین‌کنندگان خارجی ساپ از وظایف اصلی این مدیر است. مدیریت بر پروژه‌های ساپ نیز در صورتی‌که انجام ساپ با استفاده از پروژه‌ها به انجام برسد زیر نظر این واحد انجام خواهد گردید. کلیه مسئولیت‌هایی که یک مدیر وظیفه‌ای به عهده دارد مدیر ساپ نیز بر عهده خواهد داشت. برخی از این مسئولیت‌ها عبارتند از برنامه‌ریزی، سازماندهی، ارتباطات و کنترل و نظارت بر امور ساپ که باید توسط این مدیر به انجام برسد.
مدیر پروژه ساپ
در مواقعی که ساپ بوسیله یک پروژه در سازمان به انجام می‌رسد مسئولیت مدیر پروژه ساپ از مسئولیت‌های مهم ساپ می‌باشد. البته این پروژه‌ها می‌تواند به صورت مستقل و زیر نظر مدیر ارشد سازمان به انجام رسیده و یا پروژه‌ای که زیر مجموعه یک واحد در سازمان باشد. هر چقدر که سطح سازمانی پروژه تنزل پیدا کند نحوه ارتباط مدیر ساپ با سایر واحدهای سازمانی مشکل‌تر بوده و انجام امور با سختی بیشتری به انجام خواهد رسد. مدیر پروژه ساپ مسئولیت تعریف پروژه ساپ در سازمان را بر طبق فرآیندهای ساپ به عهده خواهد داشت. این مدیر پروژه تمام وظایفی که برای مدیر ساپ ارائه گردید را به عهده خواهد داشت با این تفاوت که پروژه پس از رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده در زمانی خاتمه خواهد یافت و این مسئولیت خاتمه پیدا خواهد کرد.
گروه ساپ
کلیه افرادی که به عنوان زیر مجموعه سازمانی مدیر ساپ یا مدیر پروژه ساپ با ساپ همکاری خواهند کرد را به عنوان گروه ساپ نام‌گذاری می‌کنیم. این گروه با توجه به اندازه ساپ می‌تواند از یک نفر تا ده‌ها نفر متغیر باشد. در اینجا به برخی از نقش‌هایی که معمولا ًدر گروه ساپ وجود دارد اشاره می‌شود:
- راهبر: افرادی که با داشتن تجربه و علم کافی در حوزه فن‌آوری اطلاعات و سیستم‌های نرم‌افزاری نقش برقراری ارتباط با کاربران ساپ و پشتیبانی و کنترل سیستم‌های ساپ را به عهده خواهند داشت.
- توسعه‌گران: مجموعه‌ای از افراد که با توجه به ابعاد پروژه در توسعه و تولید سیستم‌های ساپ درگیر خواهند بود با نام کلی توسعه‌گران نام‌گذاری می‌کنیم. این افراد برنامه‌نویس، طراح، معمار نرم‌افزار و سایر نقش‌های مرتبط با تولید سیستم‌های نرم‌افزاری بوده که در صورت لزوم در ساپ مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- تحلیل‌گران: گرچه نقش تحلیل‌گران به عنوان بخشی از تیم توسعه نرم‌افزار محسوب می‌شود ولی ما اینجا این نقش را به صورت جداگانه در ساپ مورد استفاده قرار می‌دهیم. به این دلیل که در صورتی‌که کار توسعه نرم‌افزار در خارج از سازمان انجام گیرد لزوماً ساپ نیازمند افراد با سابقه در تحلیل کسب‌وکار و سیستم‌های نرم‌افزاری می‌باشد.
کمیته‌های تخصصی:
با توجه به ارتباط زیادی که ساپ با مجموعه پروژه و سازمان برقرار خواهد نمود، استفاده از کمیته‌های تخصصی به منظور حمایت فنی و اجرایی از فعالیت‌های ساپ ضروری خواهد بود. این کمیته‌ها که به عنوان بازوی فنی ساپ در حوزه‌های دانشی مختلف محسوب می‌شود می‌تواند به عنوان کمیته‌هایی در زیر مجموعه شورای ساپ تعریف گردد. این کمیته‌ها از کارشناسان و مشاوران خبره در هر یک از بخش‌هایی که ساپ قصد فعالیت در آن را دارد تشکیل شده و علاوه بر تعریف و تایید نیازمندی‌های سازمان در هر یک از بخش‌ها نقش تحویل‌گیرنده سیستم مربوطه را نیز بر عهده خواهد داشت. استفاده از این کمیته‌ها فشار فنی ساپ را به اندازه مناسبی کاهش خواهد داد.
جای تصویر: شکل ۲.۳ – نمای شماتیک سازمان ساپ.
بازگشت به صفحه اصلی کتاب