يكي از ابزارهاي خوبي كه مي توانيد بر مديريت اطلاعات در پروژه ها تاثير بگذاريد رويه هماهنگي پروژه است. اين مستند كه با نام coordination procedure نيز شناخته مي شود مشخص كننده روابط و تعاملات سازمان بوده و هدف آن ايجاد هماهنگي بين افراد درگير پروژه مي باشد. اين مستند شامل بخش‌هاي ارتباطات و مکاتبات، مديريت و کنترل پروژه، هماهنگي در تهيه اسناد و مدارک، روش‌هاي انجام کار و ارائه خدمات مي‌باشد و به منظور تشريح و توضيح وظايف طرفين در امر هماهنگي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
مديران پروژه بايد با اعمال نظر بر اين مدرك و توجه كافي در تهيه اين مستند سعي داشته باشند تا اطلاعات را در پروژه به شكل دلخواه مورد مديريت قرار دهند.
نكته قابل توجه اين است كه در پروژه ها معمولا اين مدرك براي تعامل با طرفهاي خارجي پروژه (بيرون از تيم پروژه ) تهيه شده و مورد استفاده قرار مي گيرد من به شما پيشنهاد مي كنم كه علاوه بر رويه هماهنگي خارجي پروژه، يك رويه هماهنگي هم براي تيم پروژه تهيه كنيد و در آن به ارتباطات داخلي پروژه بپردازيد. در اين رويه هماهنگي كه مي توانيد آنرا رويه هماهنگي داخلي پروژه نامگذاري كنيد به شرح تعاملات داخلي سازمان پرداخته و در آن ارتباط بين عناصر داخلي پروژه را تشريح نماييد. لازم است در اين مدرك با استفاده از منشور ساپ (PMIS Charter) مرتبط با سياستهاي اطلاعاتي پروژه به طراحي ارتباطات و تهيه اسناد و مدارك و روشهاي انجام كار بپردازيد.

گرچه معمولاً يك فرد مسئول تهيه اين مدرك مي باشد ولي سعي كنيد همه افراد مرتبط را براي تهيه اين مدرك مورد استفاده قرار دهيد و در طول پروژه با توجه به نيازمنديهاي پروژه اين مدرك را اصلاح نماييد.