يكي از ابزارهاي كارآمدي كه كمك زيادي به ارتباطات پروژه شما مي كند ايميل است. اما اگر از همين ابزار كارآمد به درستي استفاده نكنيد بلاي جان پروژه خواهد شد!

ايميل مي تواند دو استفاده براي پروژه شما داشته باشد:

1- به عنوان يك سيستم ارسال و مراسلات (Posting) كه بوسيله آن مدارك پروژه را براي فهرست گيرندگان ارسال نماييد. در اين روش در خود ايميل مطلبي وجود ندارد و فقط به همراه آن مدركي از مدارك پروژه ارسال مي گردد.

2- به عنوان يك سيستم ارتباطي كه بوسيله آن مطالبي را به گيرندگان اطلاع رساني كنيد. در اين روش در متن ايميل مطلبي را مي نويسيد و ارسال مي كنيد.

شما براي اينكه بتوانيد استفاده مناسبي از اين ابزار كارآمد داشته باشيد بايد در فاز آغازين و در طراحي نظام اطلاعاتي پروژه (برنامه ريزي ساپ) مشخص كنيد كه چه نوع اطلاعاتي مي تواند توسط ايميل تبادل شد و چه نوع اطلاعاتي توسط ايميل پست شود.

توجه داشته باشيد كه از روش دوم فقط در مواقع اطلاع رساني استفاده كنيد چون روي نگهداري ايميلها نمي توان مديريت خوبي داشت. در روش اول اطلاعات ضميمه ايميل بايد در جايي از پروژه نگهداري گردد و فقط ايميل بستر ارسال و مراسلات است . توصيه مي شود از متن ايميل فقط به عنوان مكاتبات غير رسمي و اطلاع رساني استفاده كنيد و مطالب مهم و اصلي پروژه را از طريق متن ايميلها منتقل نكنيد چون باعث عدم مديريت آن اطلاعات خواهد شد. مثلا يك مدرك پروژه بايد در قالب يك مستند تهيه شده مراحل تاييد خود را طي كرده و طبق مديريت پيكربندي پروژه (configuration management) در جاي مشخصي نگهداري گردد و پس از آن مي تواند طي يك ايميل براي برخي از گيرندگان مشخص شده ارسال گردد.

در كتاب راهنماي كاربردي سيستمهاي اطلاعات پروژه در گروه فرآيندي برنامه ريزي فرآيندهايي براي اين موضوع ارائه شده است. يكي از اين فرآيندها فرآيند برنامه ريزي تامين وتوزيع اطلاعات است كه خروجي آن ماتريس تامين و توزيع مي باشد . اگر چنين ماتريسي در پروژه تهيه نشود و در آن جايگاه استفاده از ايميل مشخص نشود حتما با معضل بزرگي روبرو خواهيد شد.

هيچ وقت يادم نمي رود در يكي از پروژه هايي كه در آن درگير بودم به گونه اي شده بود كه همه تيم پروژه از ايميلهاي پروژه به ستوه آمده بودند و مدتي طول كشيد تا توانستيم اين معظل را در پروژه حل كنيم. حالا قضيه از اين قرار بود كه هر كسي كه ايميلي را از بخشي از پروژه دريافت مي كرد به خيال خودش براي اينكه ساير اعضاي پروژه نيز از آن با خبر باشند آن ايميل را براي همه اعضاي پروژه فوروارد مي كرد. اتفاقي كه افتاده بود اين بود كه يك ايميل چندين بار براي همه ارسال مي شد و ضمن زياد شدن تعداد ايميلها، افراد نمي توانستند ايميلهاي خود را مديريت كرده و متوجه شوند كه آيا دفعه قبلي اين ايميل را ديده بوده اند يا نه و يا اينكه قبلا روي آن فعاليتي انجام داده اند يا نه!