نماد اعتماد

لوگوی ساماندهی

logo-samandehi

تلگرام کارگروه ساپ

حاضرين در سايت
 101 مهمان حاضر
تکفل اینترنتی ایتام

كمك به محك
آگهی

يكي از ابزارهاي كارآمدي كه كمك زيادي به ارتباطات پروژه شما مي كند ايميل است. اما اگر از همين ابزار كارآمد به درستي استفاده نكنيد بلاي جان پروژه خواهد شد!

ايميل مي تواند دو استفاده براي پروژه شما داشته باشد:

1- به عنوان يك سيستم ارسال و مراسلات (Posting) كه بوسيله آن مدارك پروژه را براي فهرست گيرندگان ارسال نماييد. در اين روش در خود ايميل مطلبي وجود ندارد و فقط به همراه آن مدركي از مدارك پروژه ارسال مي گردد.

2- به عنوان يك سيستم ارتباطي كه بوسيله آن مطالبي را به گيرندگان اطلاع رساني كنيد. در اين روش در متن ايميل مطلبي را مي نويسيد و ارسال مي كنيد.

شما براي اينكه بتوانيد استفاده مناسبي از اين ابزار كارآمد داشته باشيد بايد در فاز آغازين و در طراحي نظام اطلاعاتي پروژه (برنامه ريزي ساپ) مشخص كنيد كه چه نوع اطلاعاتي مي تواند توسط ايميل تبادل شد و چه نوع اطلاعاتي توسط ايميل پست شود.

توجه داشته باشيد كه از روش دوم فقط در مواقع اطلاع رساني استفاده كنيد چون روي نگهداري ايميلها نمي توان مديريت خوبي داشت. در روش اول اطلاعات ضميمه ايميل بايد در جايي از پروژه نگهداري گردد و فقط ايميل بستر ارسال و مراسلات است . توصيه مي شود از متن ايميل فقط به عنوان مكاتبات غير رسمي و اطلاع رساني استفاده كنيد و مطالب مهم و اصلي پروژه را از طريق متن ايميلها منتقل نكنيد چون باعث عدم مديريت آن اطلاعات خواهد شد. مثلا يك مدرك پروژه بايد در قالب يك مستند تهيه شده مراحل تاييد خود را طي كرده و طبق مديريت پيكربندي پروژه (configuration management) در جاي مشخصي نگهداري گردد و پس از آن مي تواند طي يك ايميل براي برخي از گيرندگان مشخص شده ارسال گردد.

در كتاب راهنماي كاربردي سيستمهاي اطلاعات پروژه در گروه فرآيندي برنامه ريزي فرآيندهايي براي اين موضوع ارائه شده است. يكي از اين فرآيندها فرآيند برنامه ريزي تامين وتوزيع اطلاعات است كه خروجي آن ماتريس تامين و توزيع مي باشد . اگر چنين ماتريسي در پروژه تهيه نشود و در آن جايگاه استفاده از ايميل مشخص نشود حتما با معضل بزرگي روبرو خواهيد شد.

هيچ وقت يادم نمي رود در يكي از پروژه هايي كه در آن درگير بودم به گونه اي شده بود كه همه تيم پروژه از ايميلهاي پروژه به ستوه آمده بودند و مدتي طول كشيد تا توانستيم اين معظل را در پروژه حل كنيم. حالا قضيه از اين قرار بود كه هر كسي كه ايميلي را از بخشي از پروژه دريافت مي كرد به خيال خودش براي اينكه ساير اعضاي پروژه نيز از آن با خبر باشند آن ايميل را براي همه اعضاي پروژه فوروارد مي كرد. اتفاقي كه افتاده بود اين بود كه يك ايميل چندين بار براي همه ارسال مي شد و ضمن زياد شدن تعداد ايميلها، افراد نمي توانستند ايميلهاي خود را مديريت كرده و متوجه شوند كه آيا دفعه قبلي اين ايميل را ديده بوده اند يا نه و يا اينكه قبلا روي آن فعاليتي انجام داده اند يا نه!

 

نظرات  

 
0 #2 محمد جوادي ۰۱ خرداد ۱۳۹۰ ساعت ۱۵:۲۵
به نكته خوبي اشاره كردين
مورد ديگري كه خيلي شايع و آزار دهنده نيز هست، دريافت ايميلهايي كه به افراد غير مرتبط ارسال ميشود. اين امر بيشتر توسط مديران سطح بالا يا مياني صورت ميگيرد و باعث كلافه شدن پرسنل زير دست و نهايتا عدم شفافيت در وظايف، جهت انجام كارها ميگردد
نقل قول
 
 
0 #1 محمدرضا عباسي ۳۱ ارديبهشت ۱۳۹۰ ساعت ۱۰:۴۹
كاملا" موافق هستم.
البته اگر در پرو‍ژه تقسيم بندي فعاليتها و رعاليت چارت سازماني مد نظر قرار گيرد و به گونه اي باشد كه هر كس ايميل مربوط به قسمت فعاليت خود را دريافت كند، مي توان تا اندازه اي از بروز اينگونه مشكلات پيش گيري كرد.
نقل قول
 

افزودن نظر


کد امنیتی
تصویر جدید

جوملا فارسی توسعه و پشتیبانی توسط گروه نرم افزاری جوملا
حامی پروژه ملی جوملا فارسی شرکت نوید ایرانیان

تماس با حسين حميدي فر

i  30001682 

عضويت در مجامع

   

 

مشتريان

حسين حميدي فر تا به حال به دهها شركت پروژه محور در حوزه مديريت پروژه، فاوا و سيستمهاي اطلاعات پروژه مشاوره داده است برخي از اين شركت ها عبارتند از :

شركت تاسيسات دريايي ايران   شركت تسديد  شركت اويك

شركت گلوبال پتروتك كنسرسيوم نصر شرکت نیلسان کیش

شركت ايران آروين   شركت موجان

كليد واژه ها

حسين حميدي فر، ساپ، سيستم هاي اطلاعات پروژه، سيستمهاي اطلاعات پروژه، سيستمهاي اطلاعات مديريت پروژه، مديريت پروژه، سيستمهاي اطلاعاتي، مدير پروژه، اولين مشاور سيستمهاي اطلاعات پروژه، كتاب راهنماي كاربردي سيستمهاي اطلاعات پروژه، ابزارهاي مديريت پروژه، نرم افزارهاي مديريت پروژه، اولين كتاب ساپ، دفتر مديريت پروژه، پريماورا، ام اس پروجكت، ميكروسافت پروجكت، مايكروسافت پروجكت project management software,PMIS, Project management information system, project management,project manager,Primavera, msproject, microsoft project, Msproject,project management tools