همانگونه که در استاندارد پم باک (PMBOK) درخصوص مدیریت هزینه پروژه ها اشاره شده است اولین قدم در مدیریت هزینه پروژه ها موضوع بودجه ریزی پروژه (Budgeting) است.

یکی از مهمترین وظایف شما به عنوان مدیر پروژه مدیریت هزینه پروژه است و این بدین معنی است که شما در مقابل صاحبان پروژه (Stake holders) مسئول هستید تا پروژه را طبق برنامه مالی تصویب شده پروژه اداره نمایید. اما این برنامه مالی تصویب شده پروژه چیست ؟ این برنامه در حقیقت برآوردی است که شما به عنوان مدیر پروژه در ابتدای پروژه از هزینه ها و درآمدهای پروژه بدست می آورید و برای صاحبان پروژه مشخص می کنید که قرار است به چه طریقی پروژه را از نظر مالی اداره نمایید. معمولاً خلاصه ای از این اطلاعات در منشور پروژه ذکر می گردد.

دقت کنید این مسئله خیلی مهم است اگر ابتدای پروژه وضعیت مالی آن را برای خودتان و صاحبان پروژه مشخص نکنید در آینده پروژه با مشکلات زیادی از جمله کمبود منابع مالی و انتظارات مختلف صاحبان پروژه مواجه خواهید شد. شاید شما متهم شوید که نتوانستید پروژه را مدیریت نمایید در صورتیکه دلیل اصلی، مشکلات مالی پروژه بوده است.

شما اطلاعات بودجه پروژه را برای محاسبات هزینه ای پروژه لازم دارید پس باید از مسئول اطلاعات پروژه بخواهید این اطلاعات را به نحو مناسب نگهداری و بروز رسانی نماید. (البته مسئول ساپ پروژه میداند که این اطلاعات باید به چه طریقی نگهداری و استفاده گردد- البته اگر واقعا کارشناس ساپ باشد!)

اما خلاصه ای از بودجه پروژه

1- محاسبه برآورد هزینه ای پروژه از روی فعالیتها و تعهدات پروژه ( این کار خودش یک تخصص است و روشهای مختلفی دارد که شاید در آینده به آن اشاره  کنم)

2- محاسبه درآمد قابل دریافت از انجام فعالیتهای پروژه ( اگر پروژه از نوع درآمدی باشد)

3- مشخص کردن سود قابل انتظار صاحبان پروژه

4- در نظر گرفتن درصدی به عنوان هزینه های پیش بینی نشده یا هزینه ریسک ( این موضوع هم نیاز به توضیح بیشتر دارد که به درسهای بعدی موکول می شود)

اگر  در آمد محاسبه شده منهای سود قابل انتظار معادل یا بیشتر از هزینه برآوردی شما باشد در این صورت حداقل در ابتدای پروژه وضعیت خوب است ولی اگر این عدد از هزینه پروژه کمتر باشد در آن صورت شما باید تکلیفتان را باصاحبان پروژه همان ابتدای پروژه مشخص کنید. یا باید سود را کم کنند و یا حتی در بعضی از مواقع باید برای پروژه منابع مالی مناسب در نظر بگیرند چون پروژه زیان ده است. 

در برخی از مواقع برآورد ابتدای پروژه ممکن است به توقف پروژه یا تعیین تکلیف آن توسط صاحبان پروژه بیانجامد .