بايد بدانيد كه تهيه كنندگان اطلاعات در پروژه شما علم غيب ندارند! تا موقعي كه به آنها نگوييد كه چه اطلاعاتي مي خواهيد آنها به هيچ وجه نمي دانند كه بايد چه اطلاعاتي را براي شما تهيه نمايند. اين انتظار كه آنها بايد بدانند كه چه اطلاعاتي مناسب شما است و آنرا در اختيار شما قرار دهند يك انتظار اشتباه است. شما بايد در فاز آغازين پروژه در جلساتي مداوم با اين بخش ( قبلاً در درس دوم به اهميت وجود يك فرد براي مديريت اطلاعات اشاره شد) مشخص كنيد كه چه نوع اطلاعاتي را در طول پروژه لازم داريد. برخي از مواردي كه بايد مشخص كنيد عبارتند از:
- نوع اطلاعات، شكل (فرمت اطلاعات)، رسانه اطلاعات( يعني اينكه با چه چيزي توليد شده است مثلاً كاغذي، صوتي، تصويري، وب يا ...)، توليد كنندگان اطلاعات، توالي تهيه اطلاعات، گيرندگان اطلاعات ، تاييد كنندگان اطلاعات و ...
براي تسريع در اين كار مي توانيد از مسئول اطلاعات پروژه بخواهيد كه فهرستي از اطلاعات مورد نياز را با توجه به تجربه خود تهيه كند و آنگاه شما در جلسات روي اين فهرست متمركز شده و آنها را اصلاح كرده و يا مواردي از آنها حذف و يا اضافه كنيد.
بايد در نظر داشته باشيد كه در طول پروژه هم هر زمان كه احساس كرديد گزارشات تهيه شده آنطوري نيست كه شما مي خواهيد دقيقاً براي توليد كنندگان مشخص كنيد كه اين اطلاعات چه تغييري بايد بكند و فقط به اينكه اين اطلاعات مناسب نيست بسنده نكنيد. چون در اين صورت مطمئن باشيد كه اطلاعات مناسب توليد نخواهد شد.

يادآوري : يادتان باشد كه صددرصد مسئوليت مديريت اطلاعات در پروژه با مدير پروژه است (درس اول)