قسمت اول

در خيلي از موارد ديده شده است كه مديران پروژه ها خود را از مقوله مديريت اطلاعات در پروژه ها جدا دانسته و آنرا بر عهده سايرين مي دانند. مثلا فكر مي كنند اين كار وظيفه بخشهاي برنامه ريزي و كنترل پروژه يا IT مي باشد. مشكل وقتي خود را نشان مي دهد كه برخي از خروجيها و گزارشات تهيه شده و به دستشان مي رسد و آن وقت است كه داد مدير پروژه بلند مي شود كه ...... اين گزارش بدرد نمي خورد! و آن چيزي نيست كه مي خواسته اند!
سئوالي كه بايد از اين مديران پروژه بشود اين است كه آيا مگر شما گفته بوديد كه چه گزارشي مي خواستيد! مگر مشخص كرده بوديد كه چه نوع اطلاعاتي بايد به چه نحوي جمع آوري ، ذخيره سازي ، نگهداري و توزيع شود و اين اطلاعات بايد به چه شكل و در چه رسانه اي تهيه شود؟
مهمترين مقوله در مديريت اطلاعات برنامه ريزي اطلاعات است. نمي خواهم بگويم كه تهيه برنامه ريزي اطلاعات در پروژه با مدير پروژه است ولي مسلماً مسئوليت آن با مدير پروژه است پس اولين چيزي كه مديران پروژه از ساپ بايد بدانند اين است كه :

درس اول - صد در صد مسئوليت مديريت اطلاعات در پروژه با مدير پروژه است .

مديران پروژه بايد بدانند كه اگر اطلاعات مناسبي در پروژه توليد و توزيع نگردد پروژه‌ي خودشان با مشكل مواجه شده و ريسك شكست آن بالا مي رود. پس مديران پروژه بايد در اين زمينه چه كاري انجام دهند؟ آنها بايد انتظاراتي را از مجموعه تيم خود در ابتداي پروژه و در فاز آغازين (initiatian) پروژه بوجود آورند كه منجر به مديريت صحيح اطلاعات بشود. به طور مثال پروژه اي كه كل مدت آن 6 ماه است آيا به نظر شما منطقي است كه روشهايي در مديريت اطلاعات آن بكار رود كه بيش از يكسال طول بكشد!

اين انتظارات در قالب اين دو مستند اصلي شكل مي گيرد:

1- تهيه منشور ساپ در پروژه و تصويب آن توسط مدير پروژه : منشور ساپ مشخص كننده سياستهاي كلي در مديريت اطلاعات پروژه است و مشخص مي كند كه با توجه به شرايط هر پروژه بايد به اطلاعاتي اهميت بيشتر داده و از چه روشهايي براي جمع آوري، نگهداري و توزيع اطلاعات استفاده نمود. (توضيح كامل منشور ساپ در  فصل 3.1.1 از كتاب راهنماي كاربردي ساپ ارائه شده است.)

2- تهيه برنامه ساپ: اين برنامه كه جمع بندي شده 8 گروه اطلاعات ديگر است تكليف و انتظار مدير پروژه از وضعيت اطلاعات در پروژه را مشخص مي كند و آن وقت مبتني بر اين برنامه مدير پروژه مي تواند از تيم خود انتظار داشته و بر اين مبنا اطلاعات پروژه را كنترل كند.(توضيح كامل در بخش 3.1 كتاب راهنماي كاربردي ساپ ارائه شده است)