در يكي از سازمانهايي كه در آنها مشاوره مي دادم در خصوص مشكلاتي كه براي ورود اطلاعات مدارك مهندسي يكي از پروژه هاي سازمان بوجود آمده بود مورد مشاوره قرار گرفتم. مشكل اينجا بود كه پروژه مربوطه درخصوص ورود اطلاعات در سيستم مكانيزه مركزي مدارك مهندسي همكاري لازم را انجام نمي داد.
پس از بررسي متوجه شدم كه اين پروژه فقط 100 مدرك دارد و يك پروژه كوچك است و كار كردن براي اين تعداد مدرك با تعداد كاركناني كه اين پروژه كوچك داشته است به هيچ وجه به صرفه نيست و انجام اين كار با يك شيت اكسل به راحتي قابل انجام و بهره برداري است. با هماهنگي كه در آنجا انجام دادم قرار شد در طول پروژه مديريت اطلاعات آن مدارك به وسيله يك شيت اكسل و با راحتي انجام شده و در نهايت اطلاعات در سيستم مديريت مدارك براي سابقه سازمان وارد گردد.
نكته اي كه به آن مي خواهم اشاره كنم اين است كه طراحي سيستم مديريت اطلاعات در هر پروژه بايد منطبق با شرايط و نيازمنديهاي آن پروژه به انجام برسد. در غير اينصورت شاهد عدم همكاري و يا عدم صحت اطلاعات خواهيم بود.
در سازمانهايي كه داراي نظامهاي اطلاعاتي كلي در سطح سازمان مي باشند بايد در ابتداي هر پروژه و به ازاي هر پروژه اين نظامات مورد بازبيني براي آن پروژه قرار گيرد.
اين موضوع بايد در منشور ساپ هر پروژه (PMIS Charter ) در هر پروژه مورد توجه قرار گيرد.
منشور ساپ : مستندي است كه در آن سياستهاي كلي در خصوص مديريت اطلاعات در هر پروژه مشخص مي گردد. تهيه منشور ساپ يكي از فرآيندهاي برنامه ريزي ساپ در كتاب راهنماي كاربردي سيستمهاي اطلاعات پروژه مي باشد.
تماس با حسين حميدي فر
i
